Em um cenário de distribuição rápida, seja de produto ou de serviço, a gestão de demandas se torna essencial, pois é preciso administrar de forma coerente todas as atividades da sua empresa.
Essas atividades podem envolver ações diretas com o cliente ou apenas melhorias internas, que favoreçam o entendimento entre os setores.
- O que é a gestão de demandas – A importância para a sua empresa
- Dicas para implementar uma boa gestão de demandas
- Entenda o perfil dos seus clientes
- Etapas de gestão de demandas
- Como a gestão de demandas vai ajudar a sua empresa?
- Conclusão
E como fazer isso de forma que a eficiência na sua empresa aumente?
Neste post a gente conta mais sobre a importância da gestão de demandas para uma empresa, quais as etapas que envolvem um bom gerenciamento dessas atividades e como todo esse fluxo pode beneficiar diversas áreas do seu negócio. Confira mais abaixo!
O que é a gestão de demandas – A importância para a sua empresa
A gestão de demandas consiste em um conjunto de ferramentas que servem para organizar os processos da organização.
De uma forma geral, a gestão de demandas é importante para organizar e otimizar as tarefas cotidianas do negócio, que vão desde execução dos processos, passando pelo acompanhamento, atendimento e a entrega.
Como as organizações não lidam com apenas uma demanda por vez, investir na automação e digitalização dessas demandas deve ser uma prioridade. É importante também ficar a par dos tipos de demandas existentes na gestão.
Demandas internas
Voltadas para o gerenciamento das necessidades da organização, viabilizando, com isso, o funcionamento adequado de todos os processos. Entre os exemplos é pertinente mencionar:
- Contratação de colaboradores para a equipe
- Aquisição de equipamentos
- Treinamento dos funcionários
- Gestão de estoque
Demandas externas
São aquelas que possuem maior relação com os consumidores. Podemos mencionar algumas delas como:
- Atendimento ao cliente
- Entrega do produto ou serviço
- Análise do mercado
- Estratégias de Marketing
Uma boa gestão de demandas é importante porque contempla tanto as demandas internas quanto as externas.
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Desse modo, a organização tem plenas condições de elevar o nível da sua performance, estando apta a antecipar determinadas demandas, organizar melhor os seus processos e, até mesmo, posicionar com mais facilidade a sua marca no mercado.
As empresas que otimizam as suas atividades se tornam, cada vez mais, confiáveis para o consumidor. Isso acontece porque a execução dos produtos e serviços é feita de maneira mais positiva e com o mínimo de erros notáveis.
O resultado positivo vem porque você atende melhor as necessidades dos seus clientes e aumenta a margem de lucratividade. Algumas das vantagens da gestão de demandas são:
- Reconhecer técnicas e habilidades necessárias de uma estratégia de sucesso;
- Identificar os melhores prazos para execução de cada demanda;
- Fazer o controle de custos e recursos utilizados para cada ação;
- Definir etapas necessárias para a execução das atividades;
- Melhorar o ROI dos serviços considerando o comportamento das demandas;
- Escolher os times envolvidos em cada uma das atividades.
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Dicas para implementar uma boa gestão de demandas
No atual contexto da transformação digital, uma gestão de demandas bem feita necessita da tecnologia adequada, com uma boa ferramenta capaz de digitalizar os processos. Porém, vale algumas dicas para implementar uma boa gestão.
Entenda o perfil dos seus clientes
No caso das demandas externas, que possuem relação com os clientes, é fundamental compreender o perfil deles, ficar a par das suas necessidades e dúvidas. Desse modo, é mais fácil aplicar uma eficiente gestão dessas demandas.
Estabeleça um fluxo para organizar a sua gestão
Com um fluxo mais organizado, a gestão de demandas se torna bem sucedida, com todos os processos devidamente engajados e planejados.
Treine os seus colaboradores
A gestão de demandas com o auxílio da tecnologia é um aspecto importante da transformação digital. Como essa transformação depende também de uma mudança na cultura da organização, o treinamento dos colaboradores é fundamental.
Etapas de gestão de demandas
A gestão eficiente depende de etapas bem definidas e organizadas. Portanto, conheça quais são elas.
Previsão
O entendimento de previsão consiste em saber reconhecer quanto a empresa precisará produzir para evitar contratempos no futuro.
A partir da previsão é possível identificar, por exemplo, demandas por sazonalidade. É uma maneira de o time se organizar para que não falte produto ou serviço para o cliente.
Análise
A análise das demandas consiste no estudo do histórico da empresa, a fim de identificar períodos de alta e baixa, times com menor e maior produção e outros dados importantes.
Após a conclusão dessa etapa, todas as documentações precisam ser arquivadas e deixadas para consultas. Além disso, o modelo aplicado para análise das demandas deve ser mantido, de forma que, caso seja necessário, ele volte a ser utilizado.
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Planejamento de entregas
Com uma previsão da produção ou prestação de serviço elaborada, os gestores também entendem quanto precisarão de recursos, como matéria-prima e equipe envolvida.
O planejamento consiste em se preparar para entrega de todas as demandas de forma que todos os itens listados na previsão e nas análises sejam equivalentes às necessidades dos clientes e times.
Técnicas como a Metodologia Lean e a Metodologia Ágil são bem eficientes na gestão de demandas.
Execução
A etapa da execução traz uma perspectiva sobre funções, operações, distribuição de atividades, etc. Aqui é criada uma cadeia para entender como as demandas serão desenvolvidas e seu percurso de time a time.
Com a documentação colhida, é possível entender se os objetivos do projeto estão de acordo com o planejamento.
Mudanças durante a execução do projeto podem ser necessárias. Nesse caso, é importante que todo o time esteja preparado para lidar com alterações não previstas no planejamento.
Da mesma forma, é necessário que tratem com agilidade para que os prazos sejam cumpridos sem prejuízos.
Melhorias contínuas
Após a finalização de cada demanda há as experiências colhidas. É quando a equipe entenderá como todo o processo se deu, quais as melhorias que podem ocorrer no futuro e quais os erros que não devem ser cometidos.
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Isso relaciona diversas questões como financeiro, tempo de execução, times envolvidos, etc. Pensar nisso garante que todas as demais fases sejam atendidas com sucesso e as metas planejadas sejam atingidas sempre.
Como a gestão de demandas vai ajudar a sua empresa?
A gestão de demandas é importante para a organização de diversas ações da empresa. Ela consegue trazer informações e históricos importantes para o seu negócio como um todo. Com isso, a empresa é beneficiada em diversos pontos.
Redução de imprevistos
A gestão de demandas consegue gerar uma previsibilidade maior em relação à movimentação da sua produção. Por exemplo, dá para saber quais os meses que exigem mais produção e os que não demandam tanta mão de obra.
Com isso, o seu time pode explorar melhor as oportunidades geradas em cada período e planos de ação serão mais bem estruturados.
Agilidade nos processos
A gestão de demandas ainda aponta quais são as atividades que exigem mais tempo e mais pessoas envolvidas. Isso traz eficiência à produtividade e um melhor planejamento.
Quando você identifica esse tipo de entrave, consegue pensar em respostas que trazem mais agilidade para sua produção.
Demandas não atendidas
Os famosos “gargalos” de produtividade podem ser mensurados e analisados com a gestão de demandas. Além do mais, você consegue identificar exatamente onde o planejamento estacionou, porque estacionou e estruturar uma forma de isso não ocorrer futuramente.
Comunicação entre times
Parte dos problemas gerados durante a execução de uma demanda se dá pela deficiência na comunicação entre os times. A gestão, quando bem estruturada, elimina essa falha visto que traz uma interação maior entre todos os envolvidos.
Redução de custos
Não podemos esquecer do grande benefício obtido na gestão de demandas: a redução de custos.
Quando você sabe como e onde o seu dinheiro é aplicado, consegue identificar se há ou não riscos de muitas perdas. Além disso, consegue enxugar gastos desnecessários com insumos, equipes e ferramentas.
A gestão de demandas bem estruturada será uma ótima ferramenta de análise de custos para o financeiro da sua empresa. Se você automatiza essas informações, a sustentabilidade do negócio é amplamente beneficiada.
Rotina do negócio
Pode parecer um benefício simples, mas muitas empresas não conhecem, de fato, a rotina dos seus times. Isso pode atrapalhar em algum momento a solução de demandas, comunicação e, inclusive, o financeiro.
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Conhecendo profundamente a rotina da sua equipe, dá para perceber as maiores necessidades de cada setor e profissional. Com demandas bem divididas, a qualidade do trabalho, a entrega para o cliente e o bem-estar do time são favorecidos.
Conclusão
Com a gestão de demandas bem planejada você vai notar o desenvolvimento da sua organização.
Para isso a presença de uma ferramenta digital é essencial, ajudando tanto nas demandas internas quanto nas externas, bem como auxiliando a integrar todos os setores da organização e facilitando ao máximo a sua gestão.
Com isso, a sua organização pode concentrar todos os pontos de contato, assegurando uma comunicação mais eficiente, rápida e focada na solução de problemas.
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