A automação de processos na era digital é essencial, pois as empresas cada vez mais necessitam de ferramentas capazes de otimizar os seus serviços. Por essa razão, um bom sistema de automação deve oferecer algumas funcionalidades importantes.
- O que é a digitalização de processos
- O que é a automação de processos
- Como digitalização e automação se combinam e complementam
- Funções que constituem um bom sistema de transformação digital e automação
- As vantagens da transformação digital e automação de processos em seu negócio
- Melhora a governança
- Otimiza a relação com os clientes internos e externos
- Ganhos em produtividade
- Melhora o processo de comunicação na empresa
- Facilita o acesso à informação
- Diminui os custos da organização
- Beneficia a gestão do tempo
- Viabiliza a padronização das tarefas
- Aumenta a competitividade do negócio
- Torna a gestão mais segura e eficiente
- Conclusão
Sendo assim, nesse artigo você irá conhecer algumas funções que são consideradas importantes para que um sistema de automação trabalhe com a qualidade necessária. Vamos ver quais são essas funções?
O que é a digitalização de processos
A digitalização de processos é a atividade que transfere a realização das atividades para o ambiente virtual, enviando documentos físicos e os seus processos associados, em alguns casos até mesmo digitais, para a nuvem.
Desse modo, conseguimos um efeito duplo:
- Por um lado, esses documentos e informações se tornam acessíveis de forma rápida. Com isso eles estarão disponíveis e facilmente acessíveis sempre que for necessário.
- De outro lado, os processos empresariais são incorporados às ferramentas de forma a garantir a governança e as sinergias associadas com ela.
Graças ao avanço tecnológico e as atuais ferramentas de gestão, as organizações devem se adaptar à essa nova realidade, agilizando o processo de transformação digital. Por isso, poder contar com uma plataforma como a nossa, o Cervello ESM Suite, é muito importante.
O que é a automação de processos
A automação de processos consiste em uma estratégia que tem o objetivo de inserir recursos tecnológicos para a automação de uma organização. Ela pode ser usada em vários setores, garantindo a realização de processos digitalizados, reduzindo a necessidade de tarefas manuais.
No atual contexto, em que a transformação digital se torna uma questão de sobrevivência para qualquer empresa, a busca pela automação das atividades se torna a solução definitiva, independente do tamanho ou da complexidade das ações de uma organização.
Com isso, a automação dos processos surge para otimizar as tarefas de sua empresa e ainda reduzir gastos operacionais. Isso porque, ao ter à disposição as tecnologias certas, é possível evitar os gastos com contratação e tarefas que não agregam nada para a sua gestão.
Como digitalização e automação se combinam e complementam
As ferramentas tecnológicas, como o Cervello ESM Suite, são o meio para aliar a automação e a digitalização dos processos.
Por meio de uma ferramenta como a nossa, você tem condições não apenas de transferir as informações para o ambiente digital, mas otimizar a realização das tarefas da empresa, promovendo melhor desempenho da equipe e uma experiência de atendimento ao cliente muito satisfatória.
Funções que constituem um bom sistema de transformação digital e automação
A transformação digital e a automação de processos consistem no uso de sistemas tecnológicos que facilitam o trabalho, o tornando menos custoso, mais eficiente e rápido. Ciente de que unir baixo custo e eficiência é o sonho de todo os gestores, os sistemas de automação surgem como solução.
De uma forma geral, a transformação digital se consolidou como a saída para qualquer negócio, tanto em um escritório quanto no cenário das grandes indústrias.
Sabendo disso, graças a automação é possível sanar vários problemas, como, por exemplo:
- falhas na produção,
- atendimento precário,
- baixa produtividade
- e mais uma série de empecilhos que atrapalham o seu negócio.
Por isso que quando se fala em adotar um sistema de transformação e automação de processos é pertinente analisar quais as necessidades do seu negócio. Um escritório, por exemplo, demanda funcionalidades diferentes de uma indústria.
A partir daí é possível ficar atento para as funções que são indispensáveis nesse sistema. Confira quais são elas nos tópicos a seguir.
1- Facilidade em desenhar processos
Os processos consistem na forma como as atividades são realizadas em uma organização. Quem é gestor sabe que assegurar um bom fluxo de processos garante vários resultados positivos, que vão desde o bom desempenho da equipe, atendimento de qualidade e clientes mais satisfeitos.
Por isso, quando se fala em um bom sistema de automação de processos, não podemos deixar de lado a facilidade de desenhar processos. Desse modo é possível organizá-los e garantir um desempenho de alta qualidade, sempre constante e coeso.
2 – Facilidade de personalização
Também não dá para ignorar o quesito da personalização. Lembre-se que um sistema de automação, para ser chamado de bom, deve ser intuitivo e proporcionar uma fácil personalização.
Geralmente você vai necessitar alterar algumas funções, efetuar determinados ajustes, tudo para garantir o bom andamento dos processos. Por essa razão, ter a possibilidade de efetuar uma personalização ágil e rápida é fundamental.
3 – Facilidade de integração com outros sistemas e ambientes
Uma gestão eficiente e digitalizada depende da integração e do funcionamento com outras ferramentas. É assim que você vai manter o bom funcionamento das engrenagens da sua gestão.
A integração com sistemas que viabilizam, por exemplo, o atendimento aos clientes, ou que permitem a interação entre os setores da empresa é requisito fundamental para promover a tão sonhada automação dos processos.
Pense que a gestão da sua organização é como uma orquestra. Se não há integração e sintonia entre os instrumentos, será difícil – para não dizer impossível – obter uma música agradável e bem conduzida.
4 – Disponibilidade de gerar análises e relatórios
As análises e os relatórios são como mapas e bússolas que vão guiar os caminhos da sua gestão.
Por meio dos relatórios você pode obter várias informações relevantes sobre o andamento das suas estratégias, números sobre vendas, qualidade de atendimento e outros dados. Em suma, não dá para pensar em transformação digital e automação de processos sem uma análise de relatórios e informações.
5 – Gestão de prazos e tarefas
Processos bem organizados dependem de uma palavra que é essencial no universo da gestão: Prazo.
Ao determinar e organizar prazos, você consegue obter um fluxo de processos qualificado, com tarefas realizadas e entregues sempre em tempo hábil. O reflexo disso é poder para a sua marca e satisfação dos clientes.
Por essa razão, um bom sistema de automação deve proporcionar o gerenciamento de prazos e tarefas.
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6 – Interação omnichannel integrada
O omnichannel está em alta e a razão para isso é bem simples: em um contexto cada vez mais digitalizado, em que os clientes utilizam vários canais para interagir com uma organização, essa abordagem surge como uma solução moderna e eficiente.
Portanto, ao optar por um sistema de automação, avalie se ele disponibiliza elementos que promovam a interação entre ferramentas e canais.
7 – Facilidade para estabelecer interações rápidas
Com uma boa abordagem omnichannel, o sistema consegue entregar interações rápidas, estabelecendo uma boa performance na gestão dos seus processos.
As vantagens da transformação digital e automação de processos em seu negócio
A transformação digitalé a solução ideal em tempos de transformação digital, Internet das Coisas e de consumidores cada vez mais adeptos das plataformas online. Ela vai além da simples presença digital e entre as soluções que ela proporciona vale mencionar os principais benefícios.
Melhora a governança
A governança diz respeito ao modo como uma organização é gerenciada, abrangendo detalhes importantes, tais como o relacionamento entre os colaboradores, clientes, sócios e fornecedores.
Com uma ferramenta especializada em gestão, a possibilita de garantir a qualidade da governança é largamente ampliada.
Otimiza a relação com os clientes internos e externos
A boa relação com os clientes, tanto internos quanto os externos da sua organização, faz toda a diferença, seja para garantir boas vendas ou melhorar o posicionamento da sua marca entre os concorrentes.
Ganhos em produtividade
A otimização da produtividade talvez seja um dos principais pontos positivos de um sistema de automação, tendo em vista a redução de tempo e recursos gastos para executar uma ou um conjunto de tarefas.
Melhora o processo de comunicação na empresa
A automação de processos facilita a comunicação interna entre os colaboradores que atuam em diferentes setores, bem como permite uma eficiente comunicação com os clientes, estabelecendo um atendimento da mais alta qualidade.
Facilita o acesso à informação
Hoje em dia, no contexto da gestão de negócios, a facilidade ao obter e analisar informações faz toda a diferença para garantir a competitividade e a qualidade dos serviços.
Além do mais, ao substituir a realização de tarefas manuais por tecnologia que viabiliza a automação, todas as informações ficam centralizadas em um único lugar e disponíveis para todos os setores da empresa.
Desta forma, os dados podem ser consultados a qualquer momento, o que evita que um setor fique dependente de outro, ou até mesmo que a coleta de uma determinada informação fique atrelada a um colaborador específico.
Por causa disso, a automação proporciona uma consulta às informações mais facilitadas, diminuindo equívocos e transtornos relacionados a falhas de comunicação.
Diminui os custos da organização
A diminuição dos gastos é o sonho de qualquer gestor. Nesse caso, a automação exerce um papel importante nesse quesito.
A automação, de uma forma geral, é uma excelente ferramenta para a redução de custos, porque viabiliza processos racionais que diminuem e, em muitos casos, até eliminam a ocorrência de erros, gerando consequentemente, uma economia significativa para o negócio.
Uma boa automação das tarefas permite o mapeamento de todas as atividades da organização, detectando ineficiências e desperdícios, inclusive realizando correções com o intuito de melhorar os resultados do negócio.
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Beneficia a gestão do tempo
O tempo é um elemento importante no dia a dia de qualquer organização. Sendo assim, diante da tecnologia para automatizar tarefas, é possível reduzir o tempo de realização de algumas atividades, que antes eram realizadas por profissionais, sem perder a qualidade.
Na prática, um exemplo disso é a geração de relatórios, pois sem a automação é preciso solicitar a um colaborador que elabore um relatório. Este funcionário deverá coletar dados de diferentes lugares para elaborar o documento, demandando tempo e com risco de erros e falhas.
Sendo assim, uma das vantagens da automação de processos é a possibilidade de emitir relatórios instantâneos, liberando o colaborador desta tarefa e assegurando precisão nos dados coletados.
Isso otimiza o fluxo das tarefas e permite que os integrantes da equipe direcionem as suas atividades para ações mais estratégicas, com o objetivo do crescimento da empresa.
Viabiliza a padronização das tarefas
A padronização das tarefas elimina falhas e incoerências que podem prejudicar o andamento da organização e afetar a qualidade do trabalho.
Em processos automatizados a padronização funciona muito bem, reduzindo erros e obtendo resultados mais satisfatórios.
Aumenta a competitividade do negócio
Quando você investe na automação de processos, você permite uma excelente performance para a sua organização.
A razão para isso é o fato de que a automação torna mais fácil a realização de mudanças, agilidade em determinados setores e incorporação de novas tecnologias.
Isso acrescenta para a organização um ciclo de constante avaliação e possibilidade de aperfeiçoamento, trazendo mais qualidade para os clientes atendidos, lucros visíveis e destaque no mercado.
Torna a gestão mais segura e eficiente
A automação confere transparência e eficiência na realização dos processos. Diante das informações organizadas e centralizadas, é possível obter uma visão abrangente do funcionamento da organização.
A partir daí se torna mais fácil entender e elaborar planos alinhados à realidade e aos objetivos do negócio em longo prazo.
Conclusão
Um sistema de transformação digital e automação é a solução que você precisa. Diante das vantagens que a automação de processos proporciona, bem como diante da necessidade da digitalização do seu negócio, é essencial adotar para a empresa um sistema eficiente, como o Cervello ESM Suite.
Com ele você conta com funções capazes de impulsionar ainda mais os negócios da sua organização, trazendo as soluções que você e os seus clientes necessitam.
Por isso, na hora de adquirir um sistema para automatizar o seu negócio, verifique se ele possui as características mencionadas nesse artigo. Além do mais, não esqueça de assinar a nossa Newsletter e seguir nossas mídias sociais como Instagram, Facebook e LinkedIn.
