7 funções indispensáveis em um sistema de automação de processos
8 ComentáriosA automação de processos na era digital é essencial, pois as empresas cada vez mais necessitam de ferramentas capazes de otimizar os seus serviços. Por essa razão, um bom sistema de automação deve oferecer algumas funcionalidades importantes.
Nesse artigo você irá conhecer algumas funções que são consideradas importantes para que um sistema de automação trabalhe com a qualidade necessária. Vamos ver quais são essas funções?
Funções que constituem um bom sistema de automação
A automação de processos consiste no uso de sistemas tecnológicos que facilitam o trabalho, o tornando menos custoso, mais eficiente e rápido. Ciente de que unir baixo custo e eficiência é o sonho de todo o gestor, os sistemas de automação surgem como solução.
De uma forma geral, a automação de processos se consolidou como a saída para qualquer empreendimento, tanto em um escritório quanto no cenário das grandes indústrias.
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Sabendo disso, graças a automação é possível sanar vários problemas, como, por exemplo, falhas na produção, atendimento precário, baixa produtividade e mais uma série de empecilhos que atrapalham o seu negócio.
Por isso que quando se fala em adotar um sistema de automação de processos é pertinente inicialmente ver quais as necessidades do seu negócio. Um escritório, por exemplo, demanda funcionalidades diferentes de uma indústria.
A partir daí é possível ficar atento para as funções que são indispensáveis nesse sistema. Confira quais são elas!
1 – Mobilidade
É muito importante que um sistema de automação de processos proporcione uma das características essenciais na era digital, que é a mobilidade.
Essa característica é fundamental para que as informações fiquem ao alcance de todos os envolvidos por meio dos dispositivos móveis.
No caso de escritórios, em que é possível contar com o Home Office, o sistema de automação adotado deve funcionar de forma correta no celular e em outros dispositivos.
A mobilidade facilita o trabalho no dia a dia agilizando várias atividades, tais como reuniões e compartilhamento de arquivos.
Por isso, é indispensável que um sistema mantenha todas as informações seguras na nuvem, agilizando assim as tomadas de decisão, sem atrapalhar as atividades da empresa.
2 – Facilidade de personalização
Um bom sistema de automação de processos deve ser fácil de personalizar. Isso inclui a capacidade de incluir novos módulos ou funcionalidades específicas para cada cliente.
Embora não seja uma função propriamente, essa característica confere maior flexibilidade ao sistema o que também o torna uma porta única de entrada para a jornada do cliente.
Isso faz com que o seu negócio não sofra com mudanças ou implementações repentinas de sistemas, apresentando assim maior escalabilidade à sua empresa. Já imaginou ter que parar um setor inteiro para implementar um novo módulo a um sistema já existente?
3 – Realização de análises e relatórios
Um trabalho de gestão só pode ser bem avaliado caso possibilite relatórios das atividades realizadas.
Na era digital, os dados guiam o caminho dos empreendedores, trazendo informações pertinentes sobre os clientes, agilizando a criação de estratégias e as tomadas de decisões.
Por isso, é importante que um sistema de automação facilite a elaboração e a análise de relatórios, disponibilizando maneiras que viabilize, seja por meio de gráficos, painéis e outros modelos.
A possibilidade de integração com outros ferramentas de análise, como o Excel, por exemplo, também é uma característica válida.
4 – Gestão de prazos e tarefas
A automação de processos apenas será eficiente quando torna possível gerenciar a entrega e o prazo das tarefas.
Um exemplo disso é o trabalho no regime de Home Office, em que é preciso ter à disposição ferramentas que possibilitam o compartilhamento e o armazenamento de arquivos.
5 – Facilidade no fluxo de trabalho
Para ser considerado eficiente, um sistema de automação de processos deve ser criado e desenvolvido para facilitar ao máximo o dia a dia de trabalho do usuário.
Leia nesse post como reduzir custos e prazos com o uso da Inteligência Artificial
Por isso, um bom sistema se adapta ao workflow da sua empresa, sem obrigar que você tenha que alterar o seu procedimento de trabalho.
É importante que a solução em automação possa ser utilizada em mais de um setor da empresa. Entre esses setores estão o Jurídico, o de Recursos Humanos, o de Marketing, Financeiro, enfim, todas as áreas do seu negócio devem ser beneficiadas.
6 – Versatilidade
Um qualificado sistema de automação no setor de RH, por exemplo, permite gerenciar funções como a abertura de vagas, contratação, registro de horas e também a solicitação de férias.
7 – Chat
Essa é uma funcionalidade que facilita bastante a interação, possibilitando a organização de filas que direcionam o usuário para o atendimento apto a sanar necessidades específicas.
Esse tipo de função torna o atendimento mais ágil, otimiza o tempo e deixa o cliente mais satisfeito.
As vantagens da automação de processos em seu negócio
A automação de processos é a solução ideal em tempos de transformação digital, Internet das Coisas e de consumidores cada vez mais adeptos das plataformas online.
Por isso, uma automação de processos vai além da simples presença digital. Entre as soluções que ela proporciona vale mencionar os principais benefícios.
Ganhos em produtividade
A otimização da produtividade talvez seja um dos principais pontos positivos de um sistema de automação, tendo em vista a redução de tempo e recursos gastos para executar uma ou um conjunto de tarefas.
Melhora o processo de comunicação na empresa
A automação de processos facilita a comunicação interna entre os colaboradores que atuam em diferentes setores, bem como permite também uma eficiente comunicação com os clientes, estabelecendo um atendimento da mais alta qualidade.
Otimiza o controle financeiro
A utilização de um sistema automatizado contribui para a boa gestão do fluxo de caixa, de estoque, das compras e vendas que ocorrem no negócio. Ter um amplo controle dessas atividades proporciona uma gestão eficiente e segura.
Um sistema de automação é a solução que você precisa
Diante das vantagens que a automação de processos proporciona, bem como diante da necessidade da digitalização do seu negócio, é essencial adotar para a empresa um sistema eficiente.
Veja nesse post como fazer uma revolução nos negócios por meio da tecnologia
Da mesma forma, é importante também que esse sistema conte com funções capazes de ajudar o seu empreendimento, trazendo as soluções que você necessita.
Por isso, na hora de adquirir um sistema para automatizar o seu negócio, verifique se ele possui as características mencionadas nesse artigo. Além disso, não esqueça de assinar a nossa Newsletter.
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A automação de processos é ideal nesta era em que quase 80% das informações estão sendo convertidas no digital, com cada vez mais adeptos das plataformas online hoje ter uma certificação e identificação atrelada ao seu smartphone é algo bem comum, coisa que a algumas décadas atrás parecia um sonho sem falar em mandar um recado por “navegação” se demorava meses hoje a “navegação” é feita por cliques de segundos. Sem duvidas a era digital trouxe inúmeras vantagens, uma delas a comodidade, porém o problema começa quando este excesso de informação não passa por um “filtro” e é passada adiante incorreta mente . Fazer uma automação digital não é somente tomar o uso das tecnologias atuais na profissão mais sim também ter um profissional preparado para lidar com elas.
LUCAS MENDES ALUNO DO CURSO DE SECRETARIADO DA ETEC RAPOSO TAVARES.
É incrível como a automação é mais que essencial né uma empresa ou projeto .
Ela já ocupa quase todo o mercado , empresas que não conhecem deveria conhecer e entender os propósitos da automação . A tecnologia vem chegando e ficando cada vez mais forte e presente em todo setor . Com a automação necessária temos recursos próprios para proteger e desenvolver dados , para que eles fiquem seguros .
Aluna da Etec Raposo Tavares
Todas as empresas deveriam conhecer a automação de processos, pois ela ajuda, facilita e organiza vários setores dentro de um âmbito profissional, no setor administrativo auxilia organiza e distribui funções por um aplicativo por exemplo, dentro do secretariado ajuda com fornecimento de tarefas. As vantagens de uma automação de processos são: aumento de produtividade, economia financeira, e melhoria continua no processo de comunicação, fora na vida sustentável, que com a tecnologia auxilia na economia de gastos de água, luz, clima e até de perda de tempo controlando coisas que aplicativos ou softwares podem fazer com apenas um clique humano, mas como nem tudo são flores, é preciso treinamento para os subordinados que estarão dentro de um processo de automação, pois ela vem para facilitar, ampliar e otimizar o tempo que são gastos com esses processos feitos no decorrer do cotidiano, e para isso ajudar, é preciso um estudo e melhor aproveitamento de todas as atividades, e aplicativos que auxiliaram nesse processo.
Aluna: Samara C. Menezes – curso: secretariado -ETEC RAPOSO TAVARES
A automação hoje em dia é muito importante pois ajudar no processo mais simples, e ganhar tempo para tarefas que demandam mais esforço mental, essa unificação ajuda no aumento da produtividade, reduzir custos, garantir mais segurança. Tem mais capacidade para lidar com as demandas e exercer outras atividades como desenvolver análises de dados contábeis e estatísticos, além de outras habilidades gerenciador Eletrônico seria muito eficaz se todas as empresas fizessem essa junção.
A automação hoje em dia é muito importante pois ajudar no processo mais simples, e ganhar tempo para tarefas que demandam mais esforço mental, essa unificação ajuda no aumento da produtividade, reduzir custos, garantir mais segurança. Tem mais capacidade para lidar com as demandas e exercer outras atividades como desenvolver análises de dados contábeis e estatísticos, além de outras habilidades gerenciador Eletrônico seria muito eficaz se todas as empresas fizessem essa junção.
A desvantagem da automação séria talvez a desigualdade social pela perda de seus empregos caso não busque conhecimento é pelo fato da máquina serem um pouco caras.
A importância da automação na área de secretariado/ administração creio que seja pela a unificação das informações e trazendo mais controle.
Aluna: Geórgia Helen
Local:Etec Raposo Tavares
Curso: secretariado