Digitalização de processos e automação de processos. Não são raras as ocasiões em que os empreendedores se deparam com esses dois termos e surge aquela confusão.
É como se eles estivessem andando por uma estrada e, de repente, encontram uma placa apontando para dois caminhos distintos, um leva para a automação e o outro conduz para a digitalização.
Mas afinal, automação ou digitalização, será que existem diferenças entre esses dois termos? Quais são elas?
O fato é que diferentes ou não, tanto um quanto outro são importantes para a gestão de qualquer negócio, especialmente em tempos de pandemia e no atual contexto digital.
Por isso, para você ficar por dentro das características de cada um desses termos, trazemos aqui tópicos importantes a respeito deles. Confira:
- Saiba o que é a digitalização de processos
- Conheça a automação de processos
- As diferenças entre a digitalização de processos e a automação de processos
Saiba o que é a digitalização de processos
A digitalização de processos é basicamente a realização das atividades do seu negócio sem a utilização de papel. Sendo assim, ela permite visualizar todo o processo e os resultados por meio de ferramentas digitais adequadas para isso.
Ao longo dos anos, diante dos avanços de várias tecnologias, como a telefonia móvel e a computação em nuvem, o uso de ferramentas digitais se tornou não apenas comum, mas fundamental para que um negócio seja bem-sucedido.
Além disso, diante da pandemia provocada pelo Coronavírus, a digitalização de processos em uma empresa se tornou sinônimo de adaptação. Ou seja, um pequeno negócio ou uma grande empresa devem digitalizar os seus processos.
Isso é importante porque facilita e viabiliza várias atividades no seu empreendimento, que vão desde a elaboração de estratégias de Marketing Digital (a captação de leads, divulgação de produtos) até a gestão do pós-venda.
Logo, a digitalização de processos vai além da eliminação do papel. Ela cria fluxos digitais que permitem maior controle e transparência em toda a organização.
Quais as vantagens da digitalização de processos para a sua empresa?
Como a digitalização se baseia em ferramentas e dispositivos modernos, especialmente na Computação em Nuvem, ela gera várias vantagens para as empresas. Confira alguns desses benefícios a seguir.
Melhore a produtividade
A utilização de ferramentas digitais simplifica vários procedimentos na empresa e resultam em mais ganhos para a produtividade do negócio.
Imagine, por exemplo, um software robô que viabiliza o atendimento virtual em uma loja. Pense no quanto o atendimento ao público dessa loja vai ser bem-sucedido ao estar à disposição 24h por dia para os seus clientes.
Da mesma forma, se levarmos em conta também o contexto da pandemia, o atendimento digital se torna ainda mais relevante e necessário.
Reduza os custos operacionais
A digitalização de processos dispensa o uso de documentos de papéis em uma empresa. O resultado disso é a diminuição de gastos com impressoras e infraestrutura para arquivar documentos.
Contudo, também é importante salientar que isso torna o seu empreendimento mais sustentável, algo muito importante hoje em dia para posicionar a imagem e a reputação de uma marca de maneira positiva.
Aumente a sua competitividade
Ao adotar procedimentos digitalizados para o seu negócio, você consegue reforçar a sua presença online, tornando a sua empresa mais conhecida e promovendo um maior alcance para ela, possibilitando, inclusive, captar mais leads e fidelizar mais clientes.
Como a digitalização de processos é aplicada na prática?
A digitalização de processos pode gerar impacto significativo quando aplicada em áreas críticas da operação.
Separamos dois casos que se destacam pela complexidade e pelo potencial de ganho: TI e Atendimento ao Cliente.
Tecnologia da Informação (TI)
Na área de TI, a digitalização está diretamente relacionada à criação de fluxos digitais para gestão de incidentes, mudanças e solicitações.
Isso significa que todo o ciclo, da abertura de um chamado até a sua resolução, é acompanhado, documentado e acessível em tempo real.
Além de reduzir erros e retrabalho, essa abordagem garante maior conformidade com boas práticas de governança.
Outro ponto relevante é a gestão de ativos de tecnologia, que abandona o controle por planilhas dispersas e utiliza registros digitais centralizados para otimizar inventário, ciclos de vida e auditorias.
Atendimento ao Cliente
No relacionamento com clientes, a digitalização elimina barreiras entre canais e acelera a resolução de demandas.
A empresa pode digitalizar e integrar processos como registro de solicitações, acompanhamento de status e feedbacks em uma única plataforma, com histórico acessível tanto para o cliente quanto para a equipe de atendimento.
Isso garante rastreabilidade, melhora a experiência do usuário e reduz custos operacionais.
Além disso, quando conectada com as bases de conhecimento digitais, a digitalização permite que chatbots e assistentes virtuais ofereçam respostas consistentes e seguras, ampliando a eficiência do suporte.
Esses dois exemplos demonstram que a digitalização não é apenas administrativa, mas também estratégica.
Em muitas organizações, plataformas especializadas em gestão de serviços empresariais viabilizam essas jornadas digitais, integrando diferentes áreas em um fluxo único.
Assim, soluções como a Cervello ESM Suite 2.0 oferecem recursos para centralizar chamados de TI, automatizar processos de atendimento e garantir rastreabilidade ponta a ponta, criando a base para uma operação mais eficiente e orientada à experiência do cliente.
Entenda o que é a automação de processos
A automação de processos é a ação de utilizar a tecnologia e a integração de sistemas para melhorar o controle e o fluxo de trabalho. Isso pode ser feito por meio do monitoramento em tempo real e, em vários casos, substituindo atividades manuais por automatizadas.
Em outras palavras, a automação de processos existe para melhorar o trabalho, reduzindo o tempo de realização de várias atividades e otimizando a produtividade. A automação pode ser aliada da digitalização, mas não são sinônimas.
Para viabilizar a automação é necessário avaliar três alicerces do seu empreendimento. São eles: a tecnologia, os processos e as pessoas.
Ou seja, é preciso analisar o cenário do seu negócio e os seus objetivos para, dessa maneira, definir a tecnologia que será utilizada.
No âmbito dos processos, a organização precisa avaliar quais deles vai automatizar, além do grau de complexidade e dos objetivos da automação.
Quanto às pessoas, a liderança deve garantir o treinamento dos envolvidos, esclarecendo e destacando as vantagens da automação de processos.
Além disso, um sistema de automação de processos para ser considerado eficiente deve contar com algumas características básicas. Veja mais sobre elas abaixo.
Ofereça integração
Para ser eficaz, a solução de automação precisa atender a diferentes setores da empresa, incluindo Recursos Humanos, Marketing, Financeiro e Administrativo.
Em suma, todas as áreas da empresa devem ser beneficiadas.
Um bom sistema de automação no setor de RH, nesse caso, possibilita administrar diferentes funcionalidades como a contratação de funcionários, registro de horas e a solicitação de férias.
Seja mais escalável e personalizável
O sistema de automação deve permitir fácil adaptação e personalização, garantindo que a empresa não seja prejudicada por alterações ou implementações repentinas, e aumentando a escalabilidade do negócio.
Pense no atraso que significa parar um setor inteiro apenas para acrescentar um módulo a um sistema que você já utiliza. Ou levar muito tempo para acrescentar apenas uma funcionalidade que irá otimizar a rotina de um setor.
Aumente a flexibilidade da sua operação
Essa é uma característica importante, pois ela permite a gestão do negócio de forma rápida e prática. Graças a um sistema com boa mobilidade é possível gerenciar vários aspectos do trabalho de qualquer lugar, a partir dos dispositivos móveis e sistemas de automação.
Quais são as diferenças entre a digitalização de processos e a automação de processos?
Tanto a digitalização quanto a automação apresentam vantagens e são fundamentais para que qualquer negócio seja bem-sucedido.
Além disso, primeiro vem a etapa da digitalização e, em seguida, da automação de processos.
Por isso elas são diferentes.
Entre essas diferenças é possível destacar que a digitalização consiste em realizar uma atividade desde o seu início sem fazer o uso de papel e, caso seja possível, analisar todas as atividades e dados de maneira digital.
Já a automação de processos será mais eficiente e rápida ao usar tecnologias como a Inteligência Artificial, RPA, Big Data e Computação em Nuvem.
Outra diferença é que a digitalização de processos envolve diretamente as ferramentas digitais. Já a automação compreende como essas ferramentas serão utilizadas em relação às necessidades de um negócio.
Checklist para digitalizar os processos da sua empresa
Para que a digitalização gere resultados reais, é necessário seguir um roteiro estruturado.
Abaixo, um checklist com etapas fundamentais, acompanhadas de explicações práticas para orientar gestores:
- Mapear os processos prioritários
Identifique fluxos que geram maior impacto no negócio, seja pelo volume de demandas, pelo risco envolvido ou pelo tempo de execução. Esse mapeamento inicial evita desperdício de recursos e direciona esforços para áreas mais críticas. - Definir indicadores de desempenho (KPIs)
Antes de digitalizar, estabeleça métricas como tempo médio de execução, taxa de retrabalho e custo operacional. Esses indicadores permitirão mensurar a evolução após a implantação e justificar o investimento. - Escolher ferramentas adequadas e integráveis
A tecnologia deve ser capaz de se conectar aos sistemas já existentes (ERP, CRM, Service Desk), evitando silos de informação. Avalie também aspectos de segurança, escalabilidade e facilidade de uso. - Capacitar equipes e promover cultura digital
A tecnologia só entrega valor quando as pessoas sabem utilizá-la. Treinamentos práticos e comunicação clara reduzem resistência e aumentam a adesão. É importante destacar os ganhos individuais, como agilidade no dia a dia e redução de tarefas repetitivas. - Monitorar e evoluir continuamente
Após a implementação, acompanhe os indicadores definidos e revise os fluxos periodicamente. A digitalização não é estática: novos requisitos regulatórios, mudanças tecnológicas e feedbacks dos usuários devem alimentar ciclos de melhoria.
Esse checklist funciona como guia prático para gestores que buscam estruturar a digitalização de processos de forma eficiente, minimizando riscos e garantindo resultados mensuráveis.
A digitalização e a automação de processos são duas faces importantes da mesma moeda
Elas permitem gerenciar com segurança e eficiência vários aspectos de uma empresa, seja ela um pequeno negócio em crescimento ou uma grande companhia já consolidada no mercado.
Em tempos de pandemia, a digitalização e a automação representam a adaptação de um empreendimento em um contexto em que cada vez mais a tecnologia se torna essencial.
E então, viu que mesmo contendo algumas diferenças, a automação e a digitalização são relevantes?
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