A transformação digital não seria a mesma sem o Key User. Este indivíduo tem um papel importante na escolha e implementação de sistemas, pois conhece os processos internos e de negócios e entende as necessidades da operação como ninguém.
Entretanto, para que ele execute bem sua função, testando a solução e garantindo sua perfeita integração à rotina do time, ele precisa de suporte, treinamento e ferramentas adequadas.
Neste artigo, você conhece melhor este herói invisível da evolução digital nas empresas e entende como seu trabalho pode ser mais inteligente e estratégico!
O que é um Key User?
Key User (usuário-chave) é um profissional estratégico e especialista em um produto ou software dentro da empresa, sendo uma referência em termos de conhecimento e integração do recurso.
Seu papel é disseminar conhecimento sobre as ferramentas e processos de negócios. Assim, descreve os requisitos do produto na perspectiva dos usuários, considerando qualidade, funcionalidade e usabilidade.
Além disso, o key User coordena a colaboração entre a equipe de TI e os usuários. Dessa forma, é a chave para a escolha, a implementação e o uso adequado de uma solução.
Os principais desafios enfrentados pelo Key User
Há pouca dúvida sobre o valor agregado dos usuários-chave. Atualmente, este profissional é amplamente difundido nas organizações, promovendo mudanças importantes em diferentes setores.
Mas como centralizadores de todos os assuntos pertinentes a um sistema, eles acabam lidando com grandes desafios em sua rotina, como:
- sobrecarga de tarefas e acúmulo de funções.
- falta de treinamento adequado para lidar com demandas complexas;
- comunicação ineficiente entre diferentes setores da empresa;
- dificuldade em garantir que os usuários finais sigam as melhores práticas.
Como um Key User pode trabalhar de forma mais eficiente?
Existe um ditado popular que diz que “conhecimento é poder”; e o conhecimento é realmente muito poderoso dentro de uma organização. Porém, muitas empresas investem na compra de softwares, mas não sabem como transformá-lo em um ativo estratégico na rotina de seu time.
É por isso que o Key User é um dos pilares da transformação digital. Ele transforma conhecimento em ação e multiplica o conhecimento.
E como ajudar esse profissional a executar seu papel corretamente? Confira algumas dicas!
Forneça treinamento adequado
Embora o usuário-chave seja um profissional com vasto conhecimento, não significa que ele não deve passar por capacitações. Na verdade, o treinamento contínuo permite que ele esteja sempre atualizado e atento às melhores práticas de uso do sistema.
Implemente bons canais de comunicação
A comunicação é a base da disseminação do conhecimento do Key User. Portanto, a empresa deve ter canais eficientes e intuitivos, capazes de otimizar a troca de informações — e não a transformar em um desafio ainda maior.
Aposte na automação de processos
A automação de processos reduz tarefas burocráticas e pouco estratégicas na rotina do Key User e dos demais usuários. Por este motivo, a digitalização do negócio é uma etapa fundamental para o sucesso do seu trabalho.
Use ferramentas integradas
Com a implementação de novas ferramentas e softwares, as empresas passam a enfrentar um novo desafio: os silos de dados. A solução é a implementação de ferramentas integradas, que centralizam as informações e as tarefas em um só lugar.
Como evitar a sobrecarga de trabalho do usuário-chave?
Ter um usuário-chave pode garantir que o time use adequadamente os ativos digitais da empresa. Para isso, este profissional precisa interagir com vários departamentos, mapear processos e apoiar em mudanças.
Estar à frente da mudança é uma grande missão e que pode ser estressante. Ainda assim, é possível reduzir a sobrecarga de trabalho desses profissionais para que eles consigam se dedicar ao que realmente importa. Confira como:
- estabeleça limites claros de responsabilidades;
- crie workflows eficientes para distribuir tarefas entre diferentes equipes;
- implemente soluções que permitam o autoatendimento para problemas recorrentes;
- invista em automação e IA para otimizar processos repetitivos.
Como a tecnologia e a automação ajudam o Key User?
Diante do exposto, podemos dizer que a automação é uma aliada do Key User. Em uma rotina repleta de responsabilidades, alguns recursos fazem realmente a diferença e os ajudam a ser mais eficiente e estratégico.
Mas como isso acontece na prática? A seguir, queremos reforçar a importância de ferramentas centralizadoras de processos, como o ITSM e ESM.
O papel de sistemas ITSM e ESM
Sistemas ITSM e ESM reduzem a carga de trabalho manual. Essas ferramentas surgiram para simplificar o trabalho de equipes internas, eliminando processos manuais que demandam muito tempo e dedicação em sua rotina.
Ao centralizarem todas as tarefas em um só lugar, integrando diferentes sistemas, setores e ambientes, o funcionário se torna mais ágil e estratégico.
Pensando na realidade de um usuário-chave, estamos falando de liberar espaço em sua agenda para se dedicar à sua missão de disseminar conhecimento e apoiar a transformação digital.
Essas ferramentas também contam com dashboards e relatórios automatizados. Assim, otimizam a gestão de chamados, dando visibilidade ampla e em tempo real das diversas demandas de uma empresa.
Além disso, ainda permitem a implementação de chatbots e assistentes virtuais para atender dúvidas básicas e resolver problemas sem intervenção direta do Key User e puxando tudo de uma base personalizada de conhecimento.
A Cervello ESM Suite facilita sua rotina!
A função de Key User é essencial para qualquer iniciativa de transformação digital e tem o potencial de impulsionar seus resultados. Se a sua empresa quer se modernizar, deve selecionar seus usuários-chave e dar a eles condições ideais de trabalho.
A Cervello ESM Suite é a ferramenta certa para complementar essa sua jornada de digitalização. Com recursos avançados e uma abordagem integrada, a plataforma é flexível e se encaixa às necessidades de todas as áreas da sua empresa, como:
- Administrativo;
- Jurídico;
- RH;
- Centrais de Atendimento;
- Financeiro;
- Facilities;
- Marketing;
- TI.
Do suporte tradicional à automação de processos, a Plataforma ESM Cervello proporciona uma experiência única, que simplificará a gestão de serviços em toda a organização.
No fim, ela não só garante o trabalho do seu usuário-chave, mas aprimora a capacidade do seu negócio de se transformar e atender o cliente com muito mais eficiência e estratégia.
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