Ter processos claros e eficientes é a base para qualquer empresa que quer crescer sem travar. Logo, isso passa necessariamente pela modelagem de processos, um jeito inteligente de visualizar, organizar e melhorar o fluxo do trabalho dentro da sua organização.
Se você já tentou digitalizar ou automatizar algum processo e sentiu que algo não encaixou, talvez esteja na hora de dar um passo atrás e entender melhor o que é e como ela pode mudar a forma como sua equipe trabalha.
Neste artigo, vamos descomplicar a modelagem de processos, mostrar as abordagens, os benefícios, e o passo a passo para você aplicar na sua empresa. Boa leitura!
O que é modelagem de processos?
A modelagem de processos é uma forma prática de representar as atividades que sua empresa realiza para entregar valor ao cliente. Ou seja, pense nela como um mapa que mostra cada passo do trabalho, quem faz o quê, quando e como.
Ela não é só desenho bonito: é o ponto de partida para entender, analisar e melhorar seus processos, eliminando gargalos, automatizando tarefas e alinhando toda a equipe para um objetivo comum.
Logo, um exemplo prático disso pode ser uma loja de roupas que, dentro de cinco anos, almeja ampliar a quantidade de consumidores, vendendo também para o público infanto-juvenil. Essa é a estratégia, enquanto os processos são os meios para a organização atingir esse objetivo.
Assim, a modelagem de processos traz várias vantagens para a gestão, como:
- evita o desperdício de tempo e atrasos na realização das atividades;
- auxilia a melhorar a produtividade da equipe;
- otimiza a comunicação entre as áreas da empresa;
- facilita a transformação digital na organização.
Quais são os tipos de modelagem de processos?
De maneira geral, existem três abordagens básicas para modelar processos, sendo elas top-down, middle-ou e bottom-up. Entenda melhor abaixo:
- top-down (de cima para baixo): começa pela visão geral, analisando o processo como um todo antes de detalhar as etapas;
- middle-out (do meio para fora): foca no núcleo do problema para depois expandir para as outras partes do processo;
- bottom-up (de baixo para cima): parte das tarefas mais básicas e depois sobe para entender o processo completo;
Cada abordagem tem seu uso dependendo do objetivo, bem como da complexidade do seu negócio.
Qual a diferença entre diagrama, mapa e modelo de processos?
Para entender melhor como fazer a modelagem, é importante conhecer outros conceitos:
- diagrama de processos: representa o fluxo principal, com as etapas básicas e como elas se conectam, um esqueleto rápido e fácil de entender.
- mapa de processos: traz mais detalhes, mostrando eventos, resultados e a relação entre as atividades, como se fosse um panorama mais completo da cidade.
- modelo de processos: é o mais detalhado, incluindo recursos, informações, responsabilidades e até custos — a visão mais completa para análise profunda e automação.
Por que investir na modelagem de processos?
Os benefícios que a modelagem de processos proporciona para o bom funcionamento das atividades de uma organização são vários. Se levarmos em conta ainda a importância da digitalização e automação das atividades nas organizações, ela se torna ainda mais relevante:
- melhora a comunicação entre equipes e setores;
- identifica e elimina atrasos e desperdícios;
- padroniza e facilita o treinamento de novos colaboradores;
- permite automatizar tarefas repetitivas e reduzir erros;
- proporciona uma visão clara para tomada de decisão e inovação.
Como fazer a modelagem de processos?
Esse é um procedimento que demanda métodos específicos. Por isso, para obter êxito nessa empreitada, vale seguir as dicas a seguir.
1. Estabeleça objetivos bem específicos
Na hora de iniciar os procedimentos da modelagem de processos, antes de mais nada, é preciso ter uma percepção exata do que você pretende atingir com o seu projeto.
As possibilidades, nesse sentido, são bem variadas. Em alguns casos pode ser documentar os seus processos para otimizar a comunicação da sua organização. Em outras situações a necessidade talvez seja utilizar a diagramação do processo para avaliar quais deles estão mais eficientes.
Vale destacar que o objetivo vai influenciar de forma direta a abordagem utilizada e nas ferramentas que serão usadas.
2. Escolha o processo certo para começar
A modelagem deve ser realizada a partir de abordagens específicas. Dessa forma, é possível optar pela abordagem de cima para baixo (a top down), a do meio para fora (chamada de middle-out) e a de baixo para cima (conhecida também como bottom-up).
A utilização da abordagem adequada deve levar em consideração as características da organização e os objetivos a serem alcançados.
A abordagem, por exemplo, deve ser usada quando é necessário obter, em um momento inicial, uma visão macro dos processos realizados para depois efetuar os detalhes mais importantes do trabalho.
Já a abordagem do meio para fora é voltada para o alicerce do problema e, em seguida, trata de sanar outros detalhes. Enquanto isso, a de baixo para cima visa atender primeiro os detalhes menores para, posteriormente, partir para uma análise macro do processo.
3. Monte a equipe e colete informações detalhadas
Trata-se de um procedimento importante para saber como você poderá estabelecer a modelagem de processos. Assim, envolva pessoas que lidam diretamente com o processo para garantir dados precisos e visão realista.
Pergunte: o quê? Quem? Quando? Como? Onde? Por quê? Use entrevistas, observação e análise documental.
4. Escolha a notação para a diagramação do processo
Para modelar processos, a notação BPMN (Business Process Model and Notation) é a mais recomendada, pois é padronizada, compreendida por profissionais do mundo todo e compatível com ferramentas de automação.
Sobre a ferramenta, prefira aquelas que:
- suportam BPMN e outras notações padrão, garantindo flexibilidade;
- possuem interface intuitiva e permitem customização fácil (low code);
- integram-se facilmente com sistemas existentes da sua empresa;
- oferecem recursos de automação inteligentes, como a plataforma Cervello ESM Suite.
5. Tenha atenção com os detalhes
Um dos aspectos mais relevantes é evitar a descrição excessiva dos detalhes. As informações são importantes, mas quando há o detalhamento excessivo, podem ocorrer dificuldades para o bom trabalho.
Por outro lado, é necessário ficar longe também da pobreza de detalhes. A falta deles deixa algumas lacunas na representação do processo e isso dificulta a obtenção de resultados positivos.
Tenha em mente de que o modelo diagramado deve ser intuitivo e facilmente assimilado por uma quantidade maior de pessoas.
6. Valorize a revisão
Após o fechamento da primeira versão da diagramação não dá para deixar de lado a revisão do material. Porém, apesar da importância do procedimento de revisão, muitas pessoas ignoram a ajuda que uma revisão traz para o trabalho.
Uma dica importante: após finalizar um trabalho e revisá-lo, desvie a atenção dele, descanse um pouco e depois retorne para ele. Com isso você vai concluir que as ideias irão fluir com mais facilidade.
Perguntas frequentes sobre modelagem de processos
O que é modelagem de processos?
É a representação visual e detalhada dos passos que compõem uma atividade dentro da empresa, para facilitar análise, melhoria e automação.
Quais são os tipos de modelagem?
Top-down (visão geral para detalhes), middle-out (foco no problema para expandir) e bottom-up (detalhes para visão geral).
Qual a diferença entre diagrama, mapa e modelo?
Diagrama é um esqueleto básico; mapa traz mais detalhes e conexões; modelo é a visão mais completa com todos os recursos envolvidos.
Qual notação devo usar?
O BPMN é o padrão mais utilizado, indicado principalmente para automação.
Como o Cervello ESM Suite pode ajudar?
A modelagem de processos é só o começo. Para que a transformação seja real e traga resultados, é preciso uma plataforma que una modelagem, automação e gestão em um só lugar.
O Cervello ESM Suite oferece:
- designer de workflow low code, facilitando a criação e ajuste dos seus processos;
- integração com sistemas corporativos para orquestração completa;
- automação inteligente com regras de negócio personalizáveis;
- monitoramento em tempo real para garantir qualidade e eficiência contínuas;
- interface adaptável para toda a equipe usar, sem complicação.
Veja como funciona na prática com a Cervello ESM Suite, monte ações concretas, reduzindo erros, acelerando entregas e elevando a satisfação do cliente e da equipe. Fale com um especialista.
