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Digitalização de processos e a automação de processos | Entenda a diferença

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Digitalização de processos e automação de processos. Não são raras as vezes que os empreendedores se deparam com esses dois termos e surge aquela confusão.

É como se eles estivessem andando por uma estrada e, de repente, encontram uma placa apontando para dois caminhos distintos, um leva para a automação e o outro conduz para a digitalização. 

Mas afinal, automação ou digitalização, será que existem diferenças entre esses dois termos? Quais são elas?

O fato é que diferentes ou não, tanto um quanto outro são importantes para a gestão de qualquer negócio, especialmente em tempos de pandemia e no atual contexto digital.

Por isso, para você ficar por dentro das características de cada um desses termos, trazemos aqui tópicos importantes a respeito deles. Confira:

• Saiba o que é a digitalização de processos
• Conheça a automação de processos
• As diferenças entre a digitalização de processos e a automação de processos

Saiba o que é a digitalização de processos

A digitalização de processos é basicamente a realização das atividades do seu negócio sem a utilização de papel. Sendo assim, ela permite visualizar todo o processo e os resultados por meio de ferramentas digitais adequadas para isso.

Ao longo dos anos, diante dos avanços de várias tecnologias, como a telefonia móvel e a computação em nuvem, o uso de ferramentas digitais se tornou não apenas comum, mas fundamental para que um negócio seja bem sucedido.

Além do mais, diante da pandemia provocada pelo Coronavírus, a digitalização de processos em uma empresa se tornou sinônimo de adaptação. Ou seja, um pequeno negócio ou uma grande empresa devem digitalizar os seus processos.

Isso é importante porque facilita e viabiliza várias atividades no seu empreendimento, que vão desde a elaboração de estratégias de Marketing Digital (a captação de leads, divulgação de produtos) até a gestão do pós-venda.

As vantagens da digitalização de processos

Pelo fato de que a digitalização se baseia em ferramentas e dispositivos modernos, especialmente a Computação em Nuvem, ela acaba gerando várias vantagens para as empresas. Confira alguns desses benefícios a seguir.

O aumento da produtividade

A utilização de ferramentas digitais simplifica vários procedimentos na empresa e resultam em mais ganhos para a produtividade do negócio.

Imagine, por exemplo, um software robô que viabiliza o atendimento virtual em uma loja. Pense no quanto o atendimento ao público dessa loja vai ser bem sucedido ao estar à disposição 24h por dia para os seus clientes. 

Da mesma forma, se levarmos em conta também o contexto da pandemia, o atendimento digital se torna ainda mais relevante e necessário.

A redução dos gastos

A digitalização de processos dispensa o uso de documentos de papéis em uma empresa. O resultado disso é a diminuição de gastos com impressoras e infraestrutura para arquivar documentos.

Contudo, também é importante salientar que isso torna o seu empreendimento mais sustentável, algo muito importante hoje em dia para posicionar a imagem e a reputação de uma marca de maneira positiva.

A empresa se torna mais competitiva

Ao adotar procedimentos digitalizados para o seu negócio, você consegue reforçar a sua presença online, tornando a sua empresa mais conhecida e promovendo um maior alcance para ela, possibilitando, inclusive, captar mais leads e fidelizar mais clientes.

Entenda a automação de processos

A automação de processos é a ação de utilizar a tecnologia e a integração de sistemas para melhorar o controle e o fluxo de trabalho. Isso pode ser feito por meio do monitoramento em tempo real e, em vários casos, substituindo atividades manuais por automatizadas.

Em outras palavras, a automação de processos existe para melhorar o trabalho, reduzindo o tempo de realização de várias atividades e otimizando a produtividade. A automação pode ser aliada da digitalização, mas não são sinônimas.

Para viabilizar a automação é necessário avaliar três alicerces do seu empreendimento. São eles: a tecnologia, os processos e as pessoas. Ou seja, é preciso analisar o cenário do seu negócio e os seus objetivos para, dessa maneira, definir a tecnologia que será utilizada.

Anda tendo problema com o seu sistema de automação? Entenda 5 sinais que mostram que já é hora de um novo sistema

No que diz respeitos aos processos, é necessário avaliar quais deles serão automatizados, o grau de complexidade e os objetivos da automação.

Quanto a questão das pessoas, é importante levar em conta o treinamento do pessoal envolvido, explicando e orientando as vantagens da realização da automação de processos.

Além do mais, um sistema de automação de processos para ser considerado eficiente deve contar com algumas características básicas. Veja mais sobre elas abaixo.

Ofereça integração

É fundamental que a solução em automação tenha condições de ser usada em mais de um setor da empresa, como, por exemplo, o setor de Recursos Humanos, o de Marketing, Financeiro, o Administrativo, etc.

Em suma, todas as áreas da empresa devem ser beneficiadas.

Um bom sistema de automação no setor de RH, nesse caso, possibilita administrar diferentes funcionalidades como a contratação de funcionários, registro de horas e também a solicitação de férias.

Escalável e personalizável

É importante que o sistema de automação seja fácil de ser adaptado e personalizado. Isso permite que a sua empresa não seja prejudicada diante de alterações ou implementações repentinas de sistemas, proporcionando maior escalabilidade para o seu negócio.

Pense no atraso que significa parar um setor inteiro apenas com o objetivo de acrescentar um módulo a um sistema que você já utiliza. Ou levar muito tempo para acrescentar apenas uma funcionalidade que irá otimizar a rotina de um setor.

Mobilidade

Essa é uma característica importante, pois ela permite a gestão do negócio de forma rápida e prática. Graças a um sistema com boa mobilidade é possível gerenciar vários aspectos do trabalho de qualquer lugar, a partir dos dispositivos móveis.

Clique aqui e saiba mais sobre as funções que um sistema de automação de processos tem que oferecer

As diferenças entre a digitalização de processos e a automação de processos

Tanto a digitalização quanto a automação apresentam vantagens e são fundamentais para que qualquer negócio seja bem sucedido. Além disso, primeiro vem a etapa da digitalização e, em seguida, da automação de processos.

Por isso elas são diferentes. Entre essas diferenças é possível destacar que a digitalização consiste em realizar uma atividade desde o seu início sem fazer o uso de papel e, caso seja possível, analisar todas as atividades e dados de maneira digital.

Já a automação de processos será mais eficiente e rápida ao usar tecnologias como a Inteligência Artificial, Big Data e Computação em Nuvem.

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Outra diferença é o fato de que a digitalização de processos envolve diretamente as ferramentas digitais. Já a automação compreende como essas ferramentas serão utilizadas em relação às necessidades de um negócio.   

A digitalização e a automação de processos são duas faces importantes da mesma moeda

Elas permitem gerenciar com segurança e eficiência vários aspectos de uma empresa, seja ela um pequeno negócio em crescimento ou uma grande companhia já consolidada no mercado.

Em tempos de pandemia, a digitalização e a automação representam a adaptação de um empreendimento em um contexto em que cada vez mais a tecnologia se torna essencial.

E então, viu que mesmo contendo algumas diferenças, a automação e a digitalização são relevantes? Deixe o seu comentário para tirar alguma dúvida ou mostrar como a sua empresa utiliza a tecnologia nos seus negócios.

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