Responde para nós: como é feito o gerenciamento de processos em sua empresa hoje?
Nós sabemos o quão importante é considerar o BPM dentro de uma instituição – independente do seu tamanho. O mercado muda frequentemente e se você não percebe isso, perde o foco dos seus processos.
Sabia, por exemplo, que um dos maiores erros de gestão de negócios é fazer as coisas no automático? E sabe o que mais é afetado nessa forma de trabalho? O seu financeiro!
Assim como a falta do gerenciamento de processos de negócios pode aumentar suas despesas, quando mal administrado, quando bem estruturado ele pode ajudar na redução de custos. Neste post vamos explicar como o BPM é eficiente nesse segundo caso e deixaremos algumas dicas para você aplicar na sua empresa.
Antes, entenda bem o que é o BPM
Não dá para iniciar um processo sem entender o que ele significa completamente.
BPM é uma abreviação de Business Process Management, que em português significa Gerenciamento de Processos de Negócios.
Explicando de uma forma mais expansiva, pode-se dizer que o gerenciamento de processos de negócios é a forma como uma empresa desenvolve, adapta e analisa cada um dos processos previsíveis do negócio.
Sendo assim, o BPM se torna um modelo completo de melhoria empresarial. Ele passa a ser muito eficiente para garantir que todos os processos de uma organização sejam eficientes. Dessa forma, a empresa se torna cada vez mais mensurável e lucrativa.
Trabalhando o BPM, as empresas conseguem analisar o seu estado atual, podendo identificar as áreas de melhorias focando na redução de custos e na sustentabilidade da marca.
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Gerenciamento de processos de negócios (BPM) aplicado para redução de custos
Um número considerável das empresas que adotam o gerenciamento de processos de negócios é pensando na redução de custos que ele trará.
E como aplicar o BPM na melhoria do financeiro da sua empresa?
Mapeando os processos
Partimos do princípio de Peter Drucker, onde diz que “Aquilo que não pode ser medido, não pode ser melhorado”. O gerenciamento de processos deve, portanto, começar com o mapeamento de todas as etapas básicas. Isso permite que você consiga ver como elas operam com todos os detalhes e, consequentemente, mapear as possíveis melhorias.
O mapeamento permite que você descubra informações como:
- tempo de duração;
- recursos necessários para cada etapa do processo;
- frequência de aplicação (quantas vezes uma etapa precisa ser repetida até o final do processo).
Sabendo das informações acima, consequentemente, você consegue identificar qual o custo envolvido para que tudo isso aconteça com a melhor qualidade.
Identificando processos dispensáveis
O gerenciamento de processos permite que você descubra quais os processos que não são bons investimentos para a sua empresa. Isso pode ser uma tomada de decisão temporária ou definitiva. Você pode decidir sobre cortar completamente um processo do seu negócio ou suspendê-lo e retomá-lo em um melhor momento.
Aplicar o BPM nesse sentido traz ainda uma outra boa vantagem para a gestão de negócios: a identificação de possíveis terceirizações de serviços.
Sabemos que, em alguns momentos, é mais que viável terceirizar uma etapa do que investir na capacitação de uma equipe inteira. Há vantagens relacionadas ao tempo de aplicação, custo e demanda.
Reconhecendo modelos de negócios ultrapassados
Se você trabalha em cima de um modelo de negócio ultrapassado, as chances de prejuízos financeiros são elevadas. Você encontrará problemas com o seu cliente e com a sua equipe. De um lado você tem um consumidor crítico, que não tem um serviço prestado completamente. Do outro lado, uma equipe sem a devida capacitação ou ferramenta atualizada de trabalho.
O gerenciamento de processos traz uma nova perspectiva e mostra o que pode ser atualizado e, principalmente, quanto isso vai custar para a sua organização.
Identificando essas questões, é possível dá um passo atrás, atualizar o que é importante e gerar mais valor para o seu cliente e para seu colaborador.
Padronizando os processos
Processos unificados geram menos custos para as empresas. Mais acima falamos que um dos maiores erros das organizações é fazer tudo no automático. Isso acontece, geralmente, quando não há um padrão entre as equipes. Ou seja, todo mundo trabalha em direções diferentes.
O resultado é a repetição de etapas, a desatualização do andamento dos processos, atrasos nas demandas etc.
O BPM ajuda na organização e padronização de toda gestão de negócios. Com todos os departamentos trabalhando na mesma direção, as metas são mais facilmente atingidas e não há custos excessivos e desnecessários.
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