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Como o gerenciamento de processos (BPM) ajuda na redução de custos na empresa?

Responde para nós: como é feito o gerenciamento de processos em sua empresa hoje?

Nós sabemos o quão importante é considerar o BPM dentro de uma instituição – independente do seu tamanho. O mercado muda frequentemente e se você não percebe isso, perde o foco dos seus processos.

Sabia, por exemplo, que um dos maiores erros de gestão de negócios é fazer as coisas no automático? E sabe o que mais é afetado nessa forma de trabalho? O seu financeiro!

Assim como a falta do gerenciamento de processos de negócios pode aumentar suas despesas, quando mal administrado, quando bem estruturado ele pode ajudar na redução de custos. Neste post vamos explicar como o BPM é eficiente nesse segundo caso e deixaremos algumas dicas para você aplicar na sua empresa.

Antes, entenda bem o que é o BPM

Não dá para iniciar um processo sem entender o que ele significa completamente.

BPM é uma abreviação de Business Process Management, que em português significa Gerenciamento de Processos de Negócios.

Explicando de uma forma mais expansiva, pode-se dizer que o gerenciamento de processos de negócios é a forma como uma empresa desenvolve, adapta e analisa cada um dos processos previsíveis do negócio.

Sendo assim, o BPM se torna um modelo completo de melhoria empresarial. Ele passa a ser muito eficiente para garantir que todos os processos de uma organização sejam eficientes. Dessa forma, a empresa se torna cada vez mais mensurável e lucrativa.

Trabalhando o BPM, as empresas conseguem analisar o seu estado atual, podendo identificar as áreas de melhorias focando na redução de custos e na sustentabilidade da marca.

Gerenciamento de processos de negócios (BPM) aplicado para redução de custos

Um número considerável das empresas que adotam o gerenciamento de processos de negócios é pensando na redução de custos que ele trará.

E como aplicar o BPM na melhoria do financeiro da sua empresa?

Mapeando os processos

Partimos do princípio de Peter Drucker, onde diz que “Aquilo que não pode ser medido, não pode ser melhorado”. O gerenciamento de processos deve, portanto, começar com o mapeamento de todas as etapas básicas. Isso permite que você consiga ver como elas operam com todos os detalhes e, consequentemente, mapear as possíveis melhorias.

O mapeamento permite que você descubra informações como:

tempo de duração;
recursos necessários para cada etapa do processo;
frequência de aplicação (quantas vezes uma etapa precisa ser repetida até o final do processo).

Sabendo das informações acima, consequentemente, você consegue identificar qual o custo envolvido para que tudo isso aconteça com a melhor qualidade.

Identificando processos dispensáveis

O gerenciamento de processos permite que você descubra quais os processos que não são bons investimentos para a sua empresa. Isso pode ser uma tomada de decisão temporária ou definitiva. Você pode decidir sobre cortar completamente um processo do seu negócio ou suspendê-lo e retomá-lo em um melhor momento.

Aplicar o BPM nesse sentido traz ainda uma outra boa vantagem para a gestão de negócios: a identificação de possíveis terceirizações de serviços.

Sabemos que, em alguns momentos, é mais que viável terceirizar uma etapa do que investir na capacitação de uma equipe inteira. Há vantagens relacionadas ao tempo de aplicação, custo e demanda.

Reconhecendo modelos de negócios ultrapassados

Se você trabalha em cima de um modelo de negócio ultrapassado, as chances de prejuízos financeiros são elevadas. Você encontrará problemas com o seu cliente e com a sua equipe. De um lado você tem um consumidor crítico, que não tem um serviço prestado completamente. Do outro lado, uma equipe sem a devida capacitação ou ferramenta atualizada de trabalho.

O gerenciamento de processos traz uma nova perspectiva e mostra o que pode ser atualizado e, principalmente, quanto isso vai custar para a sua organização.

Identificando essas questões, é possível dá um passo atrás, atualizar o que é importante e gerar mais valor para o seu cliente e para seu colaborador.

Padronizando os processos

Processos unificados geram menos custos para as empresas. Mais acima falamos que um dos maiores erros das organizações é fazer tudo no automático. Isso acontece, geralmente, quando não há um padrão entre as equipes. Ou seja, todo mundo trabalha em direções diferentes.

O resultado é a repetição de etapas, a desatualização do andamento dos processos, atrasos nas demandas etc.

O BPM ajuda na organização e padronização de toda gestão de negócios. Com todos os departamentos trabalhando na mesma direção, as metas são mais facilmente atingidas e não há custos excessivos e desnecessários.

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